Den Schreibtisch aufräumen ...

Je weniger auf dem Schreitisch steht, desto mehr Übersicht hat man. Daher sollten alle „Platzfresser“ sofort verbannt werden: Scanner oder Faxgeräte sollten weder auf noch direkt neben dem Schreibtisch stehen. Auf den Schreibtisch gehören nur Dinge, mit denen gearbeitet und worauf geschrieben wird. Also vor allem:

• Bildschirm
• Tastatur
• Maus
• Block und Stifte
• Telefon

Alle weiteren Gegenstände sollten auf den Prüfstand gestellt werden. Erlauben Sie sich maximal fünf weitere Gegenstände, denn jeder weitere frisst Platz und nimmt die Sicht auf Wichtiges.

Sobald neue Unterlagen eintreffen, können diese mit Hilfe der 4-Fächer-Regel schnell vorsortiert werden.

Fach 1 ist der Papierkorb, der alles, was entsorgt werden kann, aufnimmt: zum Beispiel Prospekte und alte Unterlagen. Nach dem Aussortieren direkt ins Altpapier und auf den Müll damit!

In Fach 2 gehören Dinge, die abgegeben oder im Büro an Kollegen weitergeleitet werden können.

Fach 3 ist für wichtige Dinge reserviert. Alles, was unmittelbar erledigt werden kann und muss, gehört hier hinein. Nachdem Sie mit dem Sortieren fertig sind, haben Sie einen guten Überblick, was in welcher Reihenfolge ansteht.

Fach 4 ist die klassische Ablage. Hier kommt alles hinein, das nicht bearbeitet, abgegeben, weitergeleitet oder weggeworfen werden kann. Diese Unterlagen sollten Sie in gut beschrifteten Ordnern abheften.

Es passiert nur allzu schnell, dass der Schreibtisch und die Schubladen zum unsortierten Posteingang mutieren und ein undurchdringliches Dickicht aus Kontoauszügen, Versicherungsschreiben, Quittungen usw. entsteht. Aber mit nur fünf verschiedenen Ordnern ist es möglich, Überblick in seine privaten Unterlagen zu bringen.

Kaufen Sie fünf große Ordner und ca. 50 Trennblätter und heften Sie Ihre Unterlagen nach folgendem Prinzip ab:

Ordner Nr. 1: Finanzen

Trennblätter: Girokonto, Bausparvertrag, Investmentfonds, Sparbuch, Darlehen/Kredite, Rente

Ordner Nr. 2: Versicherungen

Trennblätter: Kfz, Hausrat, Haftpflicht, Krankenversicherung, Zusatzversicherungen

Ordner Nr. 3: Beruf

Trennblätter: Arbeitsvertrag, Sozialversicherungsnachweise, Gehaltsabrechnungen, Zeugnisse

Ordner Nr. 4: Verträge

Trennblätter: Handy, Mietvertrag, Kaufverträge, Quittungen/Garantien

Ordner Nr. 5: Privates

Trennblätter: Geburtsurkunden (auch die der Kinder), Heiratsurkunde, Staatsbürgerschaftsnachweis, Reisepass

Wenn der Papier- und Ablagestapel kleiner wird, kann das ein richtig gutes Gefühl sein. Auch von Kontoauszügen, Verträgen und Versicherungsunterlagen darf man sich irgendwann trennen. Allerdings muss man auch als Privatperson feste, gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfristen beachten. Und auch manche Quittungen sollte man aus eigenem Interesse einige Zeit aufbewahren. Hier ein Überblick zu einzelnen Unterlagen:

Kontoauszüge

Um größere Zahlungen (für Möbel, Computer etc.) nachweisen zu können, ist es angebracht, Kontoauszüge oder Kreditkartenabrechnungen aufzuheben. Ausreichend sind 3 Jahre, das entspricht der Verjährungsfrist der so genannten Alltagsgeschäfte.

Kaufverträge und Kassenbons

Heben Sie Kaufverträge und Kassenbons mindestens für die Zeit der Garantie auf. Diese beträgt in den meisten Fällen 2 Jahre. Bei teuren Dingen lohnt es sich, die Belege generell zu sammeln, um bei Verlust oder späterem Verkauf einen Nachweis über den Wert zu haben.

Rechnungen

Für das Aufbewahren von Rechnungen gilt eine gesetzliche Frist von 3 Jahren. Eine Ausnahme: Handwerkerrechnungen. Diese mindestens über einen Zeitraum von 5 Jahren aufbewahren, da bei baulichen Veränderungen die Gewährleistungspflicht der Handwerker ebenfalls 5 Jahre beträgt.

Arbeitsverträge und Gehaltsunterlagen

Jegliche Unterlagen dieser Art sollten so lange aufgehoben werden, bis der Rentenanspruch geklärt und bestätigt ist.

Versicherungsunterlagen

Ganz gleich, ob Haftpflicht-, Hausrat- oder Lebensversicherung: Sämtliche Unterlagen grundsätzlich so lange aufbewahren, wie die jeweilige Versicherung läuft.

Unterlagen zur Rentenversicherung

Den Bescheid zur Rentenversicherung unbedingt ablegen. Das gilt ganz besonders für die Feststellung der Rentenversicherungszeiten. Es gibt zwar keine Pflicht zur Verwahrung, aber nur so kann man sich im Streitfall gegenüber der Rentenversicherung schneller und besser durchsetzen.

Steuerbescheide

Es ist empfehlenswert, Steuerbescheide abzuheften und zu behalten. Auf ihnen sind viele wichtige Daten vermerkt, etwa die Zahlungen an die Rentenkasse. Gibt es Streit über Versicherungszeiten, können die alten Steuerbescheide auch noch Jahrzehnte später zur Klärung beitragen.